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KI-gestützte Softwareentwicklung für Rechtsteams
Workflow-Software dafür, wie Akten tatsächlich laufen — Aufnahme, Status, Fristen und Dokumente — mit der Vertraulichkeitshaltung, auf die Kunden euch heute prüfen.
Ciao ist eine KI-gestützte Engineering-Plattform, mit der Kanzleien und Inhouse-Rechtsteams Akten- und Dokument-Workflow-Tools bauen — Mandanten-Aufnahmeportale, Aktenstatus-Dashboards und Fristen-Tracking. Es ist Workflow-Tooling, keine Rechtsberatung. Anders als Consumer-App-Builder bietet Ciao rollenbasierten Zugriff auf Aktenebene, Zero-Retention-KI-Verträge, kein Training an euren Daten und einen unveränderlichen Audit-Trail — die Antworten, die Outside-Counsel-Guidelines zunehmend verlangen.
Veröffentlicht 2026-07-03 · Zuletzt aktualisiert 2026-07-03
Akten laufen per E-Mail. Das DMS sieht nur die Dokumente.
Eine moderne Kanzlei hat ein Dokumentenmanagementsystem, eine Kanzleiverwaltungsplattform und ein Abrechnungssystem — und betreibt die eigentliche Arbeit trotzdem in Postfächern. Die Aufnahme kommt als E-Mail-Kette und ein Word-Fragebogen an. Fristen leben im Kalender einer Paralegal und im institutionellen Bangen davor. Aktenstatus bedeutet eine Partner-Unterbrechung: Der Mandant ruft an, der Partner fragt den Associate, der Associate prüft drei Systeme und schreibt eine Zusammenfassung, die bis Freitag veraltet ist.
Punktlösungen existieren für jede Scheibe davon, aber jedes neue Tool bedeutet ein weiteres Vertraulichkeitsreview, einen weiteren Datenstandort zur Offenlegung und ein weiteres Abo, das zu einer generischen Kanzlei passt statt zu eurer Praxis. Partner sind zu Recht konservativ bei allem, was privilegiertes Material berühren könnte — was bedeutet, dass die meisten Workflow-Probleme einfach ungelöst bleiben.
Ciao lässt die Kanzlei ihre eigenen Tools bauen, geformt nach ihrer eigenen Praxis, auf einer Plattform, die darauf ausgelegt ist, zuerst die Vertraulichkeitsfragen zu beantworten. Und eine notwendige Grenze klar gezogen: Ciao baut Workflow-Software für Rechtsteams. Es gibt keine Rechtsberatung, entwirft keine Schriftsätze aus eigener Autorität und ersetzt kein professionelles Urteilsvermögen — es organisiert die Arbeit rund um dieses Urteilsvermögen.
Inhouse-Teams erleben eine Version desselben Problems. Die Aufnahme vom Business kommt per E-Mail, der Aktenstatus ist eine Tabelle, die der General Counsel vor Board-Meetings aktualisiert, und Ausgaben für externe Kanzleien werden geprüft, nachdem sie ausgegeben wurden. Die Beispiele unten lesen sich kanzleizentriert, aber Legal-Operations-Teams bauen dieselben Tools nach innen gerichtet — und antworten auf denselben Vertraulichkeitsstandard.
Was Rechtsteams auf Ciao bauen
Mandanten-Aufnahmeportal
Strukturierte Aufnahme mit Dokumenten-Upload, Mandatsfragebogen und den Parteiinformationen, die euer Konfliktprüfungsprozess braucht — einmal gesammelt, an die richtigen Personen geroutet, statt aus einer E-Mail-Kette zusammengesetzt.
Aktenstatus-Portal
Mandanten sehen die Phase, anstehende Termine und von ihnen angeforderte Dokumente — reduziert die Statusanrufe, die derzeit Fee-Earner unterbrechen, und gibt Mandanten die Transparenz, die sie inzwischen erwarten.
Fristen-Dashboard
Termine über Akten hinweg mit Verantwortlichen, Vorlaufzeit-Warnungen und Eskalation, wenn etwas unbestätigt liegen bleibt — eine geteilte operative Sicht, die euren Terminierungsprozess unterstützt, kein Ersatz dafür.
Dokumentenanfrage-Checkliste
Due-Diligence- und Discovery-Sammlung, verfolgt nach Posten, Verwahrer und Status, mit Erinnerungen — ersetzt Anhang-Archäologie über eine hundert Nachrichten lange Kette.
Mandatsvereinbarungs-Workflow
Vorlagenauswahl, Freigaberouting und Unterschriftsstatus mit einem Nachweis jedes Schritts — sodass neue Akten sauber eröffnet werden und nichts arbeitet, bevor die Vereinbarung steht.
Abschluss-Checklisten-Tracker
Aufschiebende Bedingungen, Unterschriftenpakete und Post-Closing-Posten als lebende Checkliste, geteilt mit dem Deal-Team — die Version der Abschlussagenda, die nie veraltet ist.
Kanzlei-Betriebstools
Laterale Onboarding, CLE- und Zulassungstermin-Tracking, Business-Intake-Freigaben — die administrativen Workflows, die die Kanzlei am Laufen halten und derzeit in Tabellen leben.
Vertraulichkeit ist die Plattformanforderung, kein Feature
Rechts-Workflow-Tools leben neben privilegiertem Material, und die Vertraulichkeitspflichten des Berufsstands werden nicht weicher, nur weil die Software leicht zu bauen war. Jede Design-Entscheidung unten existiert wegen dieser Tatsache — und jede bildet eine Frage ab, die eure Mandanten in ihren Richtlinien bereits stellen.
- Zugriff, eingegrenzt wie Kanzleien es brauchen — Rollenbasierte Zugriffskontrolle lässt euch Apps bauen, in denen Sichtbarkeit pro Akte und pro Praxisgruppe eingegrenzt ist — die strukturelle Trennung, die eure Screening-Verfahren verlangen, durchgesetzt von Software statt von Konvention.
- Eine Antwort für Outside-Counsel-Guidelines — Mandanten fragen ihre Kanzleien inzwischen schriftlich nach KI-Nutzung. Bei Ciao lautet die Substanz der Antwort: kein Training an Kanzleidaten, Inferenz unter Zero-Retention-Modellverträgen, und ein unveränderlicher Audit-Trail der Aktivität.
- Ein Nachweis, wer was getan hat — Der Audit-Trail umfasst Prompts, Merges, Deployments und administrative Aktionen, und Guardrails protokolliert namentliche menschliche Prüfung bei ernsthaften Änderungen — Nachweis für euer eigenes Risikokomitee, automatisch generiert.
- Deployment, wo eure Mandanten es verlangen — Kanzleien, die Mandanten mit strengen Datenanforderungen bedienen, können in ihrem eigenen Cloud-Konto, einer privaten VPC oder On-Prem unter separaten Bedingungen bereitstellen.
Die Vertraulichkeitshaltung, im Einzelnen
Das sind die Antworten, die euer Risikokomitee schriftlich haben will, und dieselben, nach denen die Outside-Counsel-Guidelines eurer Mandanten euch zu zertifizieren bitten:
- ✓ Kundencode und -daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet; Inferenz läuft unter Zero-Retention-Modellverträgen
- ✓ Rollenbasierte Zugriffskontrolle, die Trennung auf Akten- und Praxisgruppenebene unterstützt
- ✓ SSO via SAML und OIDC mit optionaler MFA, gebunden an den Identity-Provider der Kanzlei
- ✓ Unveränderliches Audit-Protokoll über Prompts, Merges, Deployments und administrative Aktionen
- ✓ Bereitstellung in eurer eigenen Cloud, privater VPC oder On-Prem unter separaten Bedingungen
- ✓ SOC 2 Type II Berichte unter NDA für das eigene Vendor-Review der Kanzlei verfügbar
Das DMS und die Kanzleiverwaltung bleiben, wo sie sind
Mit Ciao gebaute Tools ersetzen nicht das Dokumentenmanagementsystem, die Kanzleiverwaltungsplattform oder das Abrechnungssystem — sie organisieren den Workflow, den diese Systeme aus der Ferne beobachten. Apps verbinden sich über die APIs, die diese Plattformen offenlegen, sodass Dokumente im DMS bleiben, Zeit in der Abrechnung bleibt, und das neue Aufnahmeportal oder Fristen-Dashboard dort liest und schreibt, wo die Aufzeichnungen der Kanzlei bereits leben.
Das bedeutet auch, dass Einführung schrittweise erfolgen kann. Eine Praxisgruppe kann ein Aufnahmeportal pilotieren, ohne irgendetwas zu migrieren, und die Kanzlei entscheidet, was als Nächstes gebaut wird, basierend darauf, was Unterbrechungen tatsächlich reduziert hat. Abrechnungsintegration folgt demselben Muster: Ein E-Billing-Vorab-Review-Tool liest Einträge und Richtlinien aus den Systemen, die die Kanzlei bereits betreibt, markiert Probleme für einen menschlichen Abrechner, und wird nie ein zweites Abrechnungssystem, das abgeglichen werden muss.
Wie ein Kanzlei-Tool ausgeliefert wird
Risk prüft am Plan; Fee-Earner berühren nie ein Anforderungsdokument; der Audit-Trail sammelt sich ab dem ersten Prompt.
1. Beschreiben
Ein Praxisgruppenleiter oder COO schreibt den Workflow in einfacher Sprache — Phasen, Rollen, Dokumente, Termine.
2. Planen
Ciao liefert einen abgesteckten Plan einschließlich berührter Daten und Zugriffsrollen, geprüft von der Risikofunktion der Kanzlei vor dem Bau.
3. Bauen
Das Tool wird in echtem React-, TypeScript- und Supabase-Code gebaut, in einem Workspace, den die Kanzlei administriert.
4. Testen
QA führt deterministische Browser-Replays auf die Abläufe aus, die zählen — Aufnahme eingereicht, Frist eskaliert, Status aktualisiert.
5. Kontrollieren
Guardrails wendet Kanzleirichtlinien an und protokolliert namentliche Prüfung bei ernsthaften Änderungen.
6. Bereitstellen und überwachen
Das Tool geht in die gewählte Umgebung der Kanzlei live, mit Doctor-Monitoring der Live-App.
Aktenworkflows, vorher und nachher
Jede Zeile unten kostet heute Fee-Earner-Aufmerksamkeit. Das Maß des Tools sind nicht Features — es ist, wie viele Unterbrechungen aufhören, die Leute zu erreichen, deren Zeit die Kanzlei abrechnet.
| Workflow | Heute | Ciao-gebaut |
|---|---|---|
| Mandanten-Aufnahme | E-Mail-Ketten und Word-Formulare | Strukturiertes Portal, das Konflikt- und Mandatsschritte speist |
| Status-Updates | Anrufe beim Partner | Kundenseitiges Aktenportal |
| Fristen | Der Kalender einer Person | Geteiltes Dashboard mit Verantwortlichen und Eskalation |
| Dokumentensammlung | Anhang-Archäologie | Checkliste mit Status und Erinnerungen |
| Abrechnungsreview | Abschreibungen nach Ablehnung | Vorab-Richtlinienmarkierungen zur menschlichen Prüfung |
Engagement, für Kanzleien und Rechtsabteilungen
Kanzleien starten typischerweise mit einem Workflow in einer Praxisgruppe — Aufnahme und Aktenstatus sind die üblichen Kandidaten, weil sie Unterbrechungen reduzieren, die Fee-Earner tatsächlich spüren. Ernsthafte Entwicklungsprogramme starten bei 10.000 USD pro Jahr, und das erste Gespräch mit dem Vertrieb sollte diejenigen einschließen, die für das Risiko- und Vertraulichkeitsreview der Kanzlei zuständig sind, da deren Fragen hier die detailliertesten Antworten haben. Das Maß, das die meisten Kanzleien danach anwenden, ist einfach: die Statusanrufe und Aufnahme-E-Mails zählen, die im ersten Monat aufhören, Fee-Earner zu erreichen.
Häufig gestellte Fragen
Bietet Ciao Rechtsberatung oder KI-Anwaltstätigkeit an?
Nein. Ciao baut Workflow-Software — Aufnahme, Status, Fristen, Dokumenten-Tracking. Rechtliches Urteilsvermögen, Beratung und Verantwortung bleiben vollständig bei den Anwälten; die Software organisiert die Arbeit um sie herum.
Wie wird Mandantenvertraulichkeit geschützt?
Kanzleidaten werden nicht zum Training von Modellen verwendet, Inferenz läuft unter Zero-Retention-Modellverträgen, und Zugriff wird durch rollenbasierte Kontrollen geregelt, gebunden an euer SSO. Deployment in die eigene Cloud der Kanzlei oder On-Prem ist verfügbar, wo Mandantenanforderungen es verlangen, und SOC 2 Type II Berichte sind unter NDA verfügbar.
Kann Zugriff nach Akte oder Praxisgruppe getrennt werden?
Ja. Apps werden mit rollenbasiertem Zugriff gebaut, eingegrenzt auf von euch definierte Akten und Gruppen — die strukturelle Trennung, die eure Screening- und Information-Barrier-Verfahren verlangen, durchgesetzt von der Anwendung statt von Gewohnheit.
Was sagen wir Mandanten, die nach unserer KI-Nutzung fragen?
Etwas Konkretes: Workflow-Tools sind auf einer Plattform gebaut, auf der Kanzlei- und Mandantendaten vom Modelltraining ausgeschlossen sind, Inferenz vertraglich Zero-Retention ist, Aktivität in einem unveränderlichen Audit-Trail protokolliert wird und menschliche Prüfung bei ernsthaften Änderungen protokolliert wird. Diese Antwort passt in die meisten Outside-Counsel-Guideline-Antworten, so wie sie geschrieben sind.
Ersetzt ein Fristen-Dashboard unsere Terminierungsverfahren?
Nein, und das sollte es auch nicht. Es gibt dem Team eine geteilte operative Sicht — Verantwortliche, Vorlaufzeiten, Eskalation —, die euren Terminierungsprozess unterstützt. Die professionelle Verantwortung für Termine bleibt bei den etablierten Verfahren der Kanzlei.
Wem gehört die Software, die die Kanzlei baut?
Der Kanzlei — 100 % Eigentum an Standard-React-, TypeScript- und Tailwind-Code, jederzeit exportierbar. Nichts an der Workflow-Software der Kanzlei ist an die Plattform gebunden.